Съхраняване на хартиени документи за направени разходи за сметка на компанията

Зададеният въпрос реферира към терминология и изисквания на Закона за счетоводството, раздел II, Закон за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ) и ЗКПО, раздел Документална обоснованост.
 
В тази връзка и с цел да изясним основанията относими към казуса, ще сравним информацията в тях.
 
На първо място е важно да уточним какви са целите на Закона за счетоводството (ЗСч). Той урежда изискванията към текущото счетоводно отчитане и счетоводните системи в предприятията, счетоводните документи и счетоводната информация, инвентаризацията на активите и пасивите и съхраняването на счетоводната информация.
 
В раздел II, чл. 4, ал. 1 и ал. 5 от Закона за счетоводството са дадени две определения, относими към отговора на въпроса, а именно:
- ал. 1: „счетоводен документ е хартиен или технически носител на счетоводна информация, класифициран като първичен, вторичен и регистър“;
- ал.5: „Счетоводен документ по ал. 1 може да е електронен документ, който съдържа информацията, изисквана по този закон, издаден и получен в какъвто и да е електронен формат при спазване на изискванията на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги“.
 
Техническият носител на счетоводна информация, класифициран като първичен, вторичен и регистър, представлява документ или средство, което се използва за записване, обработка и съхраняване на счетоводни данни.
 
Първичен документ е документът, който се съставя при възникване на стопанска операция. Той служи като доказателство за извършеното събитието и основание за записване в счетоводните регистри.

Примери за първичен счетоводен документа са: фактури, касови бележки, приходни и разходни касови ордери, протоколи за инвентаризация.

Чл. 4, ал. 5 от ЗСч приема възможността счетоводният документ да може да е в електронен формат при определени условия от ЗЕДЕУУ.
 
По смисъла на ЗЕДЕУУ електронен документ е документ, който съществува в електронна форма и е създаден, подписан, съхраняван или прехвърлен с помощта на информационни технологии. Той има същата юридическа стойност като хартиения документ, ако отговаря на изискванията, установени от закона.
 
В Закона за корпоратично подоходно облагане в чл. 10, ал. 1 и 2 е записано, че:
„(1) Счетоводен разход се признава за данъчни цели, когато е документално обоснован чрез първичен счетоводен документ по смисъла на Закона за счетоводството, отразяващ вярно стопанската операция;
(2) Счетоводен разход се признава за данъчни цели и когато в първичния счетоводен документ липсва част  от  изискуемата  информация  по Закона  за  счетоводството,  при  условие  че  за липсващата информация са налице документи, които я удостоверяват.“
 
На база на информацията, която ни предоставяте, че двете информационни системи не са интегрирани, не може да се гарантира сигурност, пълнота и надеждност на информацията която се пренася между двата софтуера, ние считаме че в счетоводната документация следва да има хартиени копия от всички първични документи, които да са с индикации (номера,подписи, дати), че са проверени и съдържат реквизити изискуеми по Закона за счетоводството. Проверката на първичните документи в счетоводството следва да се извършва ежемесечно и трябва да има пълно съответствие с информацията от уеб базираното приложение за разплащания. Равнение между двете системи се доказва със счетоводни записи.
 
Бихме Ви посъветвали да обърнете внимание на връзката между счетоводните политики и вътрешните  контроли  на  компанията.  Нашето  разбиране  е,  че  вътрешните  контроли  играят ключова  роля  за  прилагането  на  счетоводните  политики  на  практика.  Те  могат  да  бъдат споменати   в   контекста   на   осигуряване   на   качеството   и   надеждността   на   финансовата информация.