Годишна инвентаризация и бракуване на нефинансови активи в бюджетните организации

Още за бюджентни организации:

Отчетност на бюджетните организации - контрагенти по заемни споразумения за кредити/ заеми

Коментар по методологически въпрос на МФ на тема: Годишна инвентаризация и бракуване на нефинансови активи

 
Съгласно действащото счетоводно законодателство (чл. 28 от Закона за счетоводството) инвентаризацията на активите и пасивите се извършва най-малко веднъж годишно с цел достоверното им представяне в годишния финансов отчет, т. е. извършването на годишна инвентаризация е определено нормативно като задължение за предприятието.
 
За бюджетните предприятия с чл. 66 от Закона за счетоводството (ЗСч) е регламентирано, че министърът на финансите може да определи срокове за извършване на инвентаризацията, различни от посочените в този закон. С т.  38 от указание на министъра на финансите - ДДС № 16/2015 г. е определено, че за целите на чл. 66 от ЗСч продължават да се прилагат за бюджетните организации досегашните срокове за извършване на инвентаризация, а именно както сроковете, действащи до отмяната на чл. 21 от ЗСч (отм.), така и по-кратки срокове, определени по решение на съответното ръководство съгласно регламентираната възможност с т. 37 от ДДС № 14/2007 г., т. 32 от ДДС № 04/2011 г. и т. 44 от ДДС № 11/ 2011 г.

 

В съответствие с така определената възможност, бюджетните организации при инвентаризация на активите и пасивите могат да прилагат действащите до отмяната на чл.
21 от ЗСч (отм.) срокове:
- дълготрайните материални и нематериални активи - най-малко веднъж на две години;
- материалните запаси - най-малко веднъж в годината;
- книгите в библиотеките - най-малко веднъж на пет години;
- останалите активи и пасиви - преди съставянето на годишния финансов отчет.
 
Бюджетните организации могат да възприемат и подход за прилагане   на по- кратки от посочените по-горе срокове за инвентаризация на активите и пасивите, определени по решение на съответното ръководство.
 
С оглед на горното е необходимо конкретните срокове за инвентаризация на активите и пасивите да се унифицират чрез счетоводната политика, прилагана в системата на първостепенния разпоредител с бюджет. В тази връзка, доколкото със счетоводната политика на съответния първостепенен разпоредител са възприети конкретните срокове за инвентаризация на дълготрайните нефинансови активи и на книгите в библиотеките, които са различни от определения в чл. 28 на ЗСч срок, в съответствие с т. 38 от ДДС № 16/2015 г. тези така определени срокове за извършване на инвентаризацията продължават да се прилагат.
 
С т. 5, от § 1 от допълнителните разпоредби на ЗСч инвентаризацията е определена като „процес на подготовка и фактическа проверка чрез различни способи на натуралните и стойностните параметри на активите и пасивите на предприятието към точно определена дата, съпоставяне на получените резултати със счетоводните данни и установяване на евентуални разлики“.
 
С оглед вярно и честно представяне на имущественото и финансовото състояние на предприятието в годишния финансов отчет, инвентаризация, извършена в съответствие с определените със счетоводната политика на първостепенния разпоредител с бюджет срокове за конкретни активи и пасиви, е задължителна за бюджетните организации в годишен аспект - към датата на изготвяне на годишния финансов отчет.
 
В съответствие със законовото изискване инвентаризацията да се извършва по ред и начин, определен от ръководителя на предприятието (чл. 16, ал. 1, т. 7 от ЗСч), извършването на инвентаризации, в т. ч. и на бюджетните организации, е обект на вътрешна регламентация – правилник (вътрешни правила), наредба, счетоводна политика, заповед и пр., определена от ръководителя на бюджетната организация – първостепенен разпоредител с бюджет. Утвърденият от ръководителя вътрешен акт за инвентаризация следва да конкретизира както реда, начина, сроковете и обхвата на провеждане на инвентаризация, вкл. и на годишна инвентаризация, така и използваните конкретни способи на фактическа проверка на подлежащите на инвентаризация активи и пасиви при съблюдаване и отразяване на всички техни специфики и особености, съобразени с естеството на дейността на съответната бюджетна организация.
 
За разлика от инвентаризацията, дефинирането на процеса по бракуване, както и условията, реда, начина, сроковете и процедурите по извършване на бракуването на нефинансовите активи в предприятията се определя от самата бюджетна организация със съответен вътрешен акт – вътрешни правила, счетоводна политика, заповед и пр., утвърден от ръководителя на бюджетната организация.

По преценка на съответния първостепенен разпоредител с бюджет вътрешните правила   за   извършване   на   инвентаризация   на   активите   и   пасивите   и   тези   за процедурите на бракуване на нефинансови активи могат да бъдат утвърдени като отделни вътрешни документи или обединени в един общ документ/вътрешен акт. И в двата случая, в съответния вътрешен акт следва да е регламентирано, че инвентаризацията се извършва от назначена със заповед на съответния ръководител инвентаризационна комисия, а бракуването се извършва от   комисия, определена с отделна заповед на съответния ръководител. Това е продиктувано както от различните цели и задачи, вкл. и компетентности, които имат двете комисии, така и от различните документи (протоколи), които се изготвят и подписват от съответните комисии, т. е. тяхната работа приключва със съставянето на различни протоколи (вътрешно съставени първични счетоводни документи), основание за вземане на съответните счетоводни записвания за отразяване на конкретни стопански операции и факти. При инвентаризация на нефинансовите активи въз основа на изготвената сравнителна ведомост се съставят съответните протоколи за установените липси и/или излишъци, а при бракуването - протокол/акт за брак на нефинансовите активи.

С вътрешните правила за извършване на инвентаризация на активите и пасивите, както при утвърдените като отделен документ, така и при тези, които са съчетани с процедурите на бракуване, е възможно в случаите, когато в процеса на инвентаризация на нефинансови активи са открити негодни за употреба активи, инвентаризационната комисия  да  изготви  списъци  (описи)  с  предложения  за  бракуване  на  съответните активи. Изготвените списъци, обаче, имат индикативен характер за ръководителя на бюджетната организация, който утвърждава само протоколираните резултати от инвентаризацията, подлежащи на осчетоводяване и отразяване в годишния финансов отчет. Предназначението на тези списъци е да информират ръководството за наличието на такива активи и съответно да подпомогнат комисията за брак при идентифицирането на негодните активи. Въз основа на предоставената информация от списъците с предложения за брак, ръководителят назначава с отделна заповед комисия, която след приключване на съответните процедури съставя протокол за установените   излишни или негодни за употреба – физически и/или морално остарели активи, от използването на   които   не   се   очаква   бъдеща   икономическа   изгода,   съдържащ   мотивирано предложение  за  начина  на  разпореждане  с  тях  –  възмездно  чрез  продажба  (с провеждане на търг), безвъзмездно чрез предоставяне на други бюджетни организации или бракуване.

За да се извърши бракуване, в предложението на комисията следва да се включи обосновка за невъзможността активите да бъдат продадени на търг, както и доказателства, че няма постъпили искания от ведомства и други организации на бюджетна издръжка за безвъзмездното им предоставяне. Чрез обосновката се доказва, че за освобождаването от подобен род негодни (физически и/или морално изхабени) за използване активи, бюджетната организация би извършила повече разходи за осъществяване на търгове по реда на Наредба № 7 от 1997 г. за продажба на движими вещи – частна държавна собственост, издадена на основание чл. 66, ал 1 и чл. 64, ал. 2 от Закона за държавната собственост (или практическа невъзможност те да бъдат продадени), отколкото получаване на приходи от евентуалните им продажби. Така практически с протокола/акта за брак следва по неоспорим начин да се доказва невъзможност  за  реализация  на  бъдеща  икономическа  изгода  при  използването  на

активите, както и невъзможност за реализацията им при сделка за продажба. В акта за брак следва да се регламентира начина на бракуване (ликвидация) на активите, като напр. - чрез разкомплектоване и продажба на части или заприходяване на използваеми материални  запаси,  чрез  предаване  на  вторични  суровини, чрез  физическо унищожаване (начупване, изгаряне и пр.), чрез и др. начини, както и сроковете за извършване на процедурите по бракуване. Протоколът/актът за брак се утвърждава от ръководителя на бюджетната организация, след като комисията по брак е изготвила мотивирано заключение по отношение състоянието на активите, подлежащи на бракуване. На основание на протокола за брак съответните активи се отписват от баланса и се унищожават по ред, начин и срокове, регламентирани с утвърдените вътрешни правила. При наличие на използваеми материални запаси от бракуваните активи, същите се заприходяват с изготвения за целта счетоводен документ (складова разписка), чийто номер се вписва в протокола. Съответно, при продажба на части и/или предаване на вторични суровини, както и при ликвидиране чрез унищожаване или при използване на друг начин на бракуване, към протокола за брак следва да бъде прикрепено копие от документа, удостоверяващ осъществяването на определения/утвърдения в него конкретен начин на извършване на бракуване/ ликвидация на активите.

Процедурата по извършване на брак изисква технологично време, което в много случаи прави невъзможно приключването на процеса на бракуване и ликвидация по време на годишната инвентаризация, поради което не е предвидено нормативно този процес и резултатите от него да се включват и отчитат едновременно с резултатите от инвентаризацията.

Доколкото процесът на годишната инвентаризация приключва с осчетоводяване на резултатите от нея, в случаите, когато процесът по бракуване не е финализиран, представените описи/предложения за брак от комисиите по извършване на инвентаризацията не се осчетоводяват към датата на нейното приключване (31 декември), което не оказва влияние върху достоверността на представянето на активите в годишния финансов отчет.