Административната тежест по прилагане на система Интрастат през погледа на националните институции и Интрастат операторите – част II

 
Основните цели на тази част от статията, ориентирана изцяло към Интрастат операторите, са:
 
♦ да обобщи елементите и анализира в максимална степен най-съществените фактори, определящи административната тежест върху Интрастат операторите във връзка с изпълнение на техните задължения по система Интрастат;
♦ да насочи вниманието на Интрастат операторите към „скритите резерви“ в дейностите по изпълнение на задълженията във връзка с прилагане на система Интрастат, които могат в една или друга степен да повлияят положително намаляването на административната тежест в тази връзка.

 
 
Административната тежест по прилагане на система Интрастат за отделните Интрастат оператори е напълно относителна величина и по никакъв начин не може да се търси съпоставимост или уеднаквяване на обема X между отделните оператори.
 
Обемът от разнородно ресурсно натоварване върху един Интрастат оператор (човешки, информационен, финансов, логистичен ресурс) е равен на сбора от отделните ресурсни сегменти, влагани във всяка стъпка от цялостния процес на изпълнение на специфичните Интрастат задължения на този оператор. Във връзка с административната тежест, от управленска гледна точка е критично важно изпълнението на задълженията на Интрастат операторите да бъде разглеждано като многостъпков процес, обхващащ всички дейности, при които се генерира или е целесъобразно своевременно да се генерира необходимата информация, обект на деклариране чрез Интрастат декларациите, или във връзка с които дейности е необходимо извършването на специфични действия. Нереспектирането на този принцип се явява основната причина за допълнителното натоварване върху Интрастат операторите като респонденти по системата Интрастат, което натоварване би могло значително да бъде редуцирано.
 
Изпълнението на задълженията по система Интрастат е класически статистически бизнес процес и в този смисъл за служителите в търговските дружества, отговорни за управлението на процесите по изпълнение на Интрастат задълженията, целият този процес е описан детайлно в т.нар. „Генеричен модел на статистическия бизнес процес“ на Икономическата комисия за Европа на ООН, версия 5.0 от м.декември 2013 г. [1]
 
Основните елементи на административната тежест за Интрастат операторите могат да бъдат групирани в следните общи категории от действия:
 
- Действия по спазване на изисквания на европейските регламенти и българското законодателство по прилагане на система Интрастат - елементите от тази категория са свързани с видовете задължения като Интрастат оператор и начина (честота и обхват) на тяхното изпълнение, нормалните и специфичните процедури във връзка с конкретните действия на Интрастат операторите, честотата и обема на декларираните данни, формите и начините на взаимодействие с националните компетентни органи и други изисквания, пораждащи административно натоварване върху респондентите;
- Действия по подготовка на данните за изготвяне на Интрастат декларациите и подаването им пред Националната агенция за приходите (НАП) – елементите от тази категория определят административната тежест по нормалното изпълнение на всяко единично задължение за деклариране пред НАП. Тези действия имат ключова роля за общия обем административна тежест върху Интрастат оператора;
- Действия по постигане на изискуемото качество на декларираните данни по система Интрастат - елементите от тази категория са в зависимост на обратна пропорционалност спрямо честотата на деклариране, т.е. недостатъчното качество на декларираните данни автоматически води до увеличаване на честотата на деклариране и инкасиране на завишена административна тежест;
- Действия по постигане и поддържане на необходимото ниво на компетентност по прилагане на нормативната уредба и методологичните изисквания за деклариране по система Интрастат и работа със софтуерните продукти за тази цел – тези действия създават неравномерно административно натоварване пред Интрастат операторите, изразяващо се в по-висока „начална инвестиция“ за подготовка на кадри за извършването им и по-ниска инвестиция в поддържането на създадените компетентности. Значението на тези действия за административната тежест се свързва пряко с текучеството на подготвени кадри.
 
 
Има множество фактори, влияещи върху натоварването на един Интрастат оператор за да изпълнява своите разнородни задължения във връзка със системата Интрастат. Тези фактори могат да бъдат обобщени от управленска гледна точка в две основни групи:
 
❯ Обективни фактори – по същество това са фактори, които са външни по отношение на Интрастат оператора в тесния смисъл на субект, изпълняващ конкретни ангажименти във връзка със система Интрастат;;
❯ Субективни фактори – към тази група се причисляват такива фактори, които са поне частично или изцяло под контрола на отделния Интрастат оператор.
 
Смисълът на тази класификация е да насочи вниманието на служителите, които са ангажирани с управление на процесите по прилагане на система Интрастат в дружествата с възникнали или потенциални задължения към нея, да направят своята преценка до каква степен чрез отделните фактори Интрастат операторът може да влияе активно върху действията, пораждащи административната тежест, и да предприемат своевременни и адекватни мерки за редуциране на тази тежест.
 
 
Това е много широка група от фактори, която като пример варира в диапазона от сложността на Интрастат нормативната уредба и методология, които са изцяло извън контрола на търговеца като икономически субект, до - включително - търговската активност на този икономически субект, където по-големият брой реализирани търговски транзакции автоматично генерира по-голям обем работа по тяхното деклариране. Логично може да се приеме, че тези фактори дават доста ограничена (ако изобщо някаква) възможност на Интрастат операторите да постигнат намаляване на административната тежест по изпълнение на техните задължения във връзка със система Интрастат.
 
Като други конкретни фактори от този тип (извън споменатите по-горе) могат да се посочат например:
- Обем вътрешнообщностна търговия със стоки и възникналото задължение – текущо или годишно;
- Потокът или потоците, по които трябва да декларира Интрастат операторът, и обемът данни, които трябва да бъдат подавани чрез декларациите;
- Видът на търгуваните стоки и осъществяваните транзакции и свързаните с това нормални или специфични процедури, които трябва да бъдат прилагани;
- Възможността за ползване на опростявания по системата Интрастат или не;
- Степен на своевременно обезпечаване и наличие на необходимите първични данни, и други.
 
 
Безусловно (без съвсем да бъде единствен) най-същественият и доминиращ фактор от този тип е организацията на подготовка на данните за Интрастат декларациите. За разлика от групата на обективните фактори, тук може да се направи обобщаващото логично предположение, че тези фактори крият значителни възможности и потенциал за намаляване на общата административна тежест върху един Интрастат оператор за изпълнение на неговите задължения по система Интрастат.
 
Самите дейности по изготвяне и представяне на една Интрастат декларация, ако се абстрахираме от семантиката на данните, представляват класически информационен процес на събиране и пренос на данни. По тази причина този процес трябва да се управлява според теорията и практиката на информационният мениджмънт като дял от общия корпоративен мениджмънт. Затова ефективната организация на подготовка на данните за деклариране по система Интрастат предполага прилагането на принципа за генериране на съответните данни за деклариране в рамките на тези производствени или търговски процеси, където по най-естествен и логичен начин те могат да бъдат определени от лицата, най-компетентни да направят това, и да бъдат комуникирани по определен начин на лицето, изготвящо самата Интрастат декларация. Като пример за прилагане, това предполага, че в рамките на вътрешните процеси за обмен на информация предварително е заложено задължение от определянето на съответните данни като код на стоката, държава-партньор, държава на произход и вид на сделката от търговеца, изготвящ договора по сделката, и тези данни трябва да бъдат съобщени с кратко целево структурирано съобщение към лицето за изготвяне на Интрастат декларацията, а не чрез предоставяне на целия договор, където – ако не е заложено като предварително изискване, някои от тях може и изобщо да не съществуват…
 
Други фактори, които могат да бъдат отнесени към тази категория, са например:
 
- Адекватна структура и функционалност на вътрешно-корпоративната информационна система;
- Адекватна компетентност на служителят, отговорен за декларирането по система Интрастат, в съответствие с видовете задължение, транзакции и търгувани стоки;
- Организация на вътрешно-корпоративната комуникация при сложна многослойна структура на стопанската единица,  и други.
 
 
Административната тежест при Интрастат операторите е в голяма степен управляем процес и общият обем на тази тежест би могъл значително да бъде както редуциран, така и завишен в резултат на начина на управление на тези дейности в целия диапазон от предварителна и начална подготовка, рационалното разполагане на конкретните действия във връзка с генериране на необходимата информация, ефективността на вътрешно-фирмената или между-фирмената комуникация и индивидуалната компетентност на ангажираните лица.

---